Für Admins: Personen einladen und Zertifikate bestellen

Wer darf was?

Zertifikate bestellen nur Inhaber und Admins, auch für Personen mit der Rolle Unterzeichner. Die Person muss nichts bestellen: Nach Ihrer Bestellung bekommt sie den Link zur Video-Identifizierung per E-Mail.

Personen einladen

1. Öffnen Sie Einstellungen → „Mitglieder & Rollen“ und wählen Sie „Mitglied einladen“.
2. Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, auf Wunsch Vor- und Nachname, und wählen Sie die Rolle. Für Personen, die nur mit ihrem Zertifikat signieren, passt „Unterzeichner“.
3. Klicken Sie auf „Einladung senden“. Die Person erhält eine E-Mail mit einem Link, der 7 Tage gültig ist, und legt ihren Login selbst an.

Ein Zertifikat bestellen

1. Öffnen Sie „Zertifikate“, Ansicht „Nach Person“, und klicken Sie bei der Person auf „Bestellen“. Auf der Seite der Person heißt der Knopf „Zertifikat bestellen“.
2. Wählen Sie die Art. „Mit Einmal-Code (OTP)“: Die Person bestätigt jede Signatur mit einem Code aus der App ihres Zertifikatsausstellers. „Automatik“: Die Person signiert ohne Code. Für viele Signaturen am Tag passt das Automatik-Zertifikat.
3. Beim Automatik-Zertifikat bestätigen Sie den Pflicht-Hinweis im Dialog.
4. Wird „Ausweis vorab prüfen“ angeboten, können Sie es wählen: Dann wird das Zertifikat erst gekauft, wenn die Vorprüfung bestanden ist, der Name passt und Sie den Kauf bestätigen.
5. Klicken Sie im Live-Modus auf „Kostenpflichtig bestellen“, im Testmodus auf „In der Sandbox bestellen“. Eine Live-Bestellung wird mit der nächsten Monatsrechnung abgerechnet und ist danach nicht stornierbar.

Den Link zur Video-Identifizierung bekommt die Person per E-Mail. Was sie danach tut, steht im Artikel Ihr Automatik-Zertifikat.

Den Stand verfolgen

• Der Status am Zertifikat zeigt, wo die Person steht, zum Beispiel „Identifizierung läuft“, „Zugangsdaten fehlen“, „Test ausstehend“ und am Ende „Aktiv (Automatik)“.
• Fehlen 2 Tage nach der Bestellung noch die Zugangsdaten, erinnert OneSign die Person per E-Mail, danach alle 3 Tage und ab dem 30. Tag einmal pro Woche.
• Nach 7 Tagen ohne Zugangsdaten zeigt das Zertifikat „Identifizierung hängt“, und die Person und die Admins bekommen eine E-Mail. Mit „Ident-Link erneut senden“ schicken Sie den Link noch einmal.

Zugangsdaten für eine Person eintragen

Beim Automatik-Zertifikat dürfen Inhaber und Admins die Zugangsdaten eintragen, wenn die Person der Automatik-Nutzung zugestimmt hat. Sonst trägt nur die Person sie ein. Beim Zertifikat mit Einmal-Code trägt sie immer nur die Person selbst ein.

Zustimmung zur Automatik anfordern

Signiert die Person selbst im Dashboard, braucht sie keine Zustimmung. Sollen Ihre Software über die API, Admins im Dashboard oder Stapel und Vorgänge mit ihrem Zertifikat signieren, muss die Person zustimmen:

1. Öffnen Sie das Zertifikat der Person und wählen Sie „Zustimmung anfordern“.
2. Wählen Sie die Kanäle: „Programmierschnittstelle (API)“, „Dashboard“, „Vorgänge“, „Stapel“. Optional setzen Sie ein „Tageslimit (optional)“ und „Gültig bis (optional)“.
3. Die Person erhält eine E-Mail mit einem persönlichen Link, 72 Stunden gültig. Nur sie selbst kann zustimmen. Einzelheiten stehen im Artikel Automatik-Zustimmung.

Ob Inhaber und Admins im Dashboard mit dem Zertifikat einer Person signieren dürfen, legt der Inhaber unter Einstellungen bei „Delegation“ fest. Mit der Option „Auch Inhaber und Admins, wenn das Mitglied zustimmt“ geht das, sobald die Person zugestimmt hat.

API-Schlüssel und Kosten

• Für die Software Ihrer Organisation legen Sie unter Entwickler → API-Schlüssel einen Schlüssel an. Für viele Signaturen am Stück eignet sich ein eigener Schlüssel für „Massenversand“, siehe API für Integratoren.
• Kosten, Kostenlimit und Monatsrechnung finden Sie im Artikel Kosten und Monatsrechnung ansehen.