Sicherheit und Datenschutz

Speicherung in der EU

Die Datenbank und die Anmeldung laufen in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Hochgeladene und signierte Dokumente liegen in einem Objektspeicher in der EU.

Für einzelne Hilfsdienste, etwa den Versand von E-Mails, setzen wir Dienstleister ein. Welche das sind, steht in der Liste der Unterauftragsverarbeiter zum Auftragsverarbeitungsvertrag.

Verschlüsselung

• Bei der Übertragung: Alle Verbindungen sind mit TLS verschlüsselt. HSTS sorgt dafür, dass Browser nur verschlüsselte Verbindungen aufbauen.
• Im Ruhezustand: Datenbank und Dokumentenspeicher sind verschlüsselt.
• Download-Links: Links zu Dokumenten sind nur 15 Minuten gültig. Danach muss ein neuer Link angefordert werden.

Zugangsdaten und Schlüssel

Die Zugangsdaten zum qualifizierten Zertifikat, etwa die PIN, sind der Schlüssel zur Signatur. Wir speichern sie mit AES-256-GCM verschlüsselt und schreiben sie nie in Protokolle. Auch vor jedem anderen Protokolleintrag werden sensible Werte wie Zugangsdaten, Tokens und Dokumentinhalte maskiert.

API-Schlüssel speichern wir nur als Hash. Den vollständigen Schlüssel sehen Sie einmal beim Anlegen, danach nicht mehr. Schlüssel lassen sich über Scopes auf bestimmte Aktionen und über eine IP-Freigabeliste auf bestimmte Adressen beschränken.

Mandantentrennung

Jeder Datenzugriff ist an eine Organisation gebunden. Die Anwendung prüft bei jeder Anfrage, ob die angefragten Daten zu Ihrer Organisation gehören. Fremde Daten sind für Sie nicht sichtbar, auch nicht ihre Existenz.

Aufbewahrung und Löschung

Nach Ablauf der Frist werden Dokumente gelöscht. Laden Sie signierte Dokumente deshalb herunter und legen Sie sie in Ihrem eigenen Archiv ab, wenn Sie sie länger brauchen.

Protokollierung

Zu jeder Signatur gibt es einen Audit-Trail mit Status-Verlauf, als PDF und als JSON. Jeder Download eines Dokuments wird protokolliert. So können Sie nachvollziehen, wer wann auf welches Dokument zugegriffen hat.

Rollen und Zwei-Faktor-Anmeldung

Rollen legen fest, wer in Ihrer Organisation was darf:

• Inhaber und Admin: verwalten Organisation, Mitglieder, Zertifikate und Einstellungen.
• Versender: legen Vorgänge an und senden sie, ohne Verwaltungsrechte.
• Unterzeichner: signieren Dokumente mit dem eigenen Zertifikat.
• Buchhaltung: sieht Kosten und Rechnungen.
• Betrachter: sieht Vorgänge, ohne etwas zu ändern.

Die Anmeldung kann mit einem zweiten Faktor abgesichert werden. Ihre Organisation kann die Zwei-Faktor-Anmeldung für alle Mitglieder verpflichtend machen. Neue Mitglieder kommen nur per Einladung hinzu.

Auftragsverarbeitung

Für die Dokumente und Unterzeichnerdaten Ihrer Organisation ist OneSign Auftragsverarbeiter. Wir schließen mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Er beschreibt die technischen und organisatorischen Maßnahmen und nennt die eingesetzten Unterauftragsverarbeiter.

Ärztinnen und Ärzte, Kanzleien und andere Berufsgeheimnisträger dürfen externe Dienstleister nur einbinden, wenn diese zur Verschwiegenheit verpflichtet sind (§ 203 StGB). Eine entsprechende Verschwiegenheitsverpflichtung schließen wir auf Wunsch zusätzlich ab.

Die Rolle des Zertifikatsausstellers

Qualifizierte Zertifikate stellt unser geprüfter Zertifikatsaussteller aus, ein qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter mit Sitz in der EU. Er ist in der EU-Vertrauensliste geführt, steht unter staatlicher Aufsicht und wird mindestens alle 24 Monate unabhängig geprüft.

Für die Video-Identifizierung und das Zertifikat verarbeitet der Zertifikatsaussteller die Daten des Zertifikatsinhabers in eigener Verantwortung. Er informiert den Zertifikatsinhaber darüber selbst, und der Zertifikatsinhaber schließt mit ihm einen eigenen Vertrag.

Wer ist wofür verantwortlich?

Sicherheitslücke melden

Sie haben eine Schwachstelle gefunden? Bitte schreiben Sie uns an [kontakt@example.com] mit einer kurzen Beschreibung und den Schritten zum Nachvollziehen. Bitte greifen Sie dabei nicht auf fremde Daten zu und veröffentlichen Sie nichts, bevor wir die Lücke schließen konnten. Wir melden uns zeitnah zurück.