Workflows: Abläufe ohne Programmieren

Ein Workflow ist eine Regel ohne Programmieren: ein Auslöser und darunter Schritte als Karten. Ein Beispiel: Ein Formular geht ein, aus einer Vorlage entsteht ein Vertrag, eine Person gibt ihn frei, er wird gesendet, der Workflow wartet auf die Unterschrift und legt danach die Vertragsakte an. Workflows gehören ab der Stufe Team zum Umfang.

Auslöser

• Formular eingegangen: für ein bestimmtes Formular.
• Vorgang abgeschlossen: auf Wunsch nur für eine Vorlage oder ein Schlagwort.
• Vertragsfrist: eine bestimmte Zahl Tage vor einer Frist, für eine Fristart und Kategorie.
• Zeitplan: täglich, wöchentlich oder monatlich, mit Uhrzeit und Zeitzone.
• Manuell oder per API: mit Eingabefeldern, die der Start abfragt, per Knopf „Jetzt ausführen“ oder über die Schnittstelle.
• Eingehender Webhook: ein Aufruf von außen startet den Lauf.

Schritte

Vorgänge

Vorgang aus Vorlage erstellen, Vorgang senden, auf Abschluss warten.

Menschen

Freigabe einholen und Aufgabe zuweisen. Beide erscheinen bei den Zuständigen unter „Meine Aufgaben“.

Nachrichten

E-Mail senden und Webhook aufrufen.

Ablauf

Warten, Bedingung und Beenden. Mit einer Bedingung verzweigt der Ablauf.

Verträge

Vertragsakte anlegen oder ergänzen und Schlagwörter setzen.

Angaben aus dem Auslöser und aus früheren Schritten fügen Sie als Felder in die Schritte ein. Beim Anlegen gibt es zwei Beispiele als Entwurf mit Platzhaltern: Formular eingegangen bis Vertragsakte anlegen, und 90 Tage vor der Kündigungsfrist eine E-Mail und eine Aufgabe an die verantwortliche Person.

Testen und veröffentlichen

Der Testlauf zeigt mit Beispieldaten, was jeder Schritt tun würde und was ein Lauf kostet. Er sendet nichts und berechnet nichts: Es entstehen keine Vorgänge, Mails, Webhook-Aufrufe, Aufgaben oder Buchungen. Beim Veröffentlichen fasst OneSign zusammen, was der Workflow künftig bei jedem Lauf tut. Der Workflow handelt dann in Ihrem Namen und mit Ihren Rechten. Eine veröffentlichte Version ist unveränderlich; jede Veröffentlichung erzeugt eine neue Version, laufende Läufe behalten ihre.

Ein Workflow lässt sich pausieren und fortsetzen. Er pausiert auch von selbst, wenn die Stufe nicht mehr reicht, das Mitglied, in dessen Namen er handelt, nicht mehr verfügbar ist oder zu viele Fehler auftreten. Archivierte Workflows starten keine neuen Läufe.

Läufe

• Jeder Lauf hat einen Zustand (läuft, wartet, abgeschlossen, fehlgeschlagen, abgebrochen), eine Dauer und eine Zeitleiste je Schritt mit Fehlergrund.
• Einen fehlgeschlagenen Lauf versuchen Sie erneut; dann läuft nur der gescheiterte Schritt noch einmal. Einen laufenden Lauf brechen Sie ab; Vorgänge und Vertragsakten, die er schon erzeugt hat, bleiben bestehen.
• Werte in Läufen sind maskiert. Das Anzeigen steht im Aktivitätsprotokoll.
• Nach der Aufbewahrungsfrist leert ein täglicher Lauf Kontext, Ein- und Ausgaben beendeter Läufe. Zustand, Zeiten und Fehlercodes bleiben ein Jahr, Testläufe werden nach 7 Tagen geleert.

Grenzen und Einstellungen

• Ein Schritt „Webhook aufrufen“ sendet nur an Hosts, die in den Workflow-Einstellungen freigegeben sind. Zugangswerte legen Sie dort als Geheimnisse ab; ein Wert ist danach nie wieder sichtbar. Die Plattform signiert die Aufrufe mit einem Schlüssel, den der Empfänger prüft. Diese Einstellungen ändern nur Inhaber und Admins.
• Für Ihre Organisation gelten Grenzen, zum Beispiel für Läufe je Stunde und Tag, E-Mails an Externe und Webhook-Aufrufe. Ist eine Grenze erreicht, startet der Auslöser keinen Lauf, oder der Schritt scheitert.
• E-Mails an Externe dürfen keine Web- oder E-Mail-Adresse enthalten. Ein E-Mail-Schritt braucht im Auftritt die Firmierung und die Anschrift des Verantwortlichen.
• Bauen und starten dürfen Inhaber, Admins und Versender; Betrachter sehen Workflows nur.