Vorlagen: wiederkehrende Vorgänge vorbereiten

Eine Vorlage hält Dokumente, Rollen, Felder und Platzhalter für Vorgänge fest, die sich wiederholen, zum Beispiel einen Mietvertrag mit den Rollen „Mieter“ und „Vermieter“. Aus einer veröffentlichten Version entsteht mit wenigen Schritten ein Vorgang.

Vorlage anlegen

Unter „Neue Vorlage“ laden Sie ein PDF hoch (bis 50 MB). Unter „Aus Galerie“ übernehmen Sie eine Startvorlage mit fertigen Rollen, Feldern und Platzhaltern. Die Musterdokumente der Galerie enthalten keinen Vertrags- oder Rechtstext; ersetzen Sie sie durch Ihren geprüften Text. Der Editor führt durch sechs Schritte: Dokumente, Rollen, Felder, Platzhalter, Einstellungen und Prüfen. Änderungen werden automatisch gespeichert.

Rolle

Wer im Vorgang auftritt, mit Empfänger-Rolle, Schritt, Signaturstufe und Bestätigungscode per E-Mail oder SMS. Eine Rolle kann fest besetzt, optional oder der Absender sein. Jede Rolle, die unterschreibt, braucht ein Signaturfeld.

Feld

Ein Signaturfeld oder ein Eingabefeld, das Sie auf der Seite des Dokuments platzieren.

Platzhalter

Ein Wert wie {{wohnung}}, den Sie beim Senden eintragen. Platzhalter füllen Vorgangstitel, Betreff, Nachricht und Felder.

Formvorschrift

Der Signatur-Check weist beim Veröffentlichen und Senden darauf hin, wenn die gewählte Form eine qualifizierte Signatur aller Unterzeichnenden verlangt. Sie bestätigen den Hinweis bewusst. Schließt die Form die elektronische Form aus, lässt sich die Vorlage nicht elektronisch senden. Die Hinweise sind ohne Gewähr und keine Rechtsberatung.

Veröffentlichen und Versionen

Beim Veröffentlichen prüft OneSign, ob die Vorlage vollständig ist: Jede unterschreibende Rolle hat ein Signaturfeld, alle Platzhalter sind bekannt, alle Felder liegen auf ihren Seiten. Eine veröffentlichte Version lässt sich nicht mehr ändern. Änderungen beginnen mit einem neuen Entwurf; jede Veröffentlichung ist eine neue Version, die Sie unter „Versionen“ sehen.

Vorgang aus einer Vorlage senden

1. Wählen Sie in der Liste „Verwenden“.
2. Legen Sie die Empfänger fest: Person eingeben oder sich selbst wählen. Optionale Rollen lassen Sie weg.
3. Tragen Sie die Werte der Platzhalter ein.
4. Prüfen Sie die Zusammenfassung und senden Sie. Mitglieder mit Kostenrecht sehen die voraussichtlichen Kosten; im Live-Modus wird erst gesendet, wenn die Kosten des Vorgangs angezeigt werden.

„Testvorgang an mich“ schickt alle Rollen an Ihre eigene Adresse und wird nicht berechnet, auch wenn Ihre Organisation im Live-Modus arbeitet. „Vor dem Senden anpassen“ legt stattdessen einen Entwurf an, den Sie ändern, bevor Sie senden.

Wer darf was

• Vorlagen anlegen, ändern und veröffentlichen dürfen Inhaber und Admins. Betrachter sehen Vorlagen nur.
• Aus einer Vorlage senden dürfen Inhaber, Admins, Versender und auch Unterzeichner, zum Beispiel ein Standarddokument an eine externe Person. Einen eigenen neuen Vorgang über „Neuer Vorgang“ legen Unterzeichner nicht an.
• „Vor dem Senden anpassen“ gibt es nur mit Versender-Rechten.
• Kostenvorschau, Ausgabenlimit und die Sperre im Live-Modus gelten auf diesem Weg wie bei jedem Vorgang; im Live-Modus entstehen dieselben Kosten.

Archivieren und löschen

Eine archivierte Vorlage wird nicht mehr für neue Vorgänge angeboten; bereits gesendete Vorgänge bleiben unverändert. Eine gelöschte Vorlage bleibt 30 Tage im Papierkorb und lässt sich dort mit allen Versionen wiederherstellen. Solange noch ein Vorgang, ein Massenversand oder ein Formular sie nutzt, lässt sie sich nur archivieren.