Stapel signieren: viele Dokumente mit einer Freigabe

Voraussetzungen

• Die Stapel-Signatur ist für Ihre Organisation freigeschaltet. Sonst erscheint „Die Stapel-Signatur ist für Ihre Organisation nicht freigeschaltet.“; dann hilft Ihr Admin oder der Support.
• Sie haben ein aktives Zertifikat und damit schon einmal ein einzelnes Dokument signiert. Vorher sind Stapel nicht möglich.
• Stapel werden immer qualifiziert (QES) signiert.

Wie viele Dokumente passen in einen Stapel?

Standardmäßig 50 Dokumente je Stapel, je nach Tarif bis zu 250. Die Höchstzahl für Ihre Organisation zeigt der Assistent beim Hochladen („Bis zu … PDFs als Stapel.“). Weitere Dateien werden nicht übernommen; starten Sie dafür einen zweiten Stapel.

Schritt für Schritt

1. Wählen Sie „Neu → Selbst signieren“.
2. Ziehen Sie mehrere PDFs auf einmal in das Feld oder wählen Sie sie aus. Damit wird es ein Stapel. Jedes PDF wird einzeln hochgeladen und geprüft.
3. Wählen Sie die Signaturstufe. Stapel werden mit Level B ohne Zeitstempel signiert, oder mit Level T (mit qualifiziertem Zeitstempel), wenn das für Ihre Organisation angeboten wird.
4. Platzieren Sie das Signaturfeld auf der Vorschau. Es gilt mit „Gleiche Position auf allen Dokumenten“. Als Seite wählen Sie eine feste Seite oder „Jeweils die letzte Seite“.
5. Wählen Sie das Zertifikat. Normalerweise ist es Ihr eigenes.
6. Prüfen Sie im Freigabe-Dialog Anzahl, Zertifikat, Level, Kosten und eine eventuelle Tagesfrist und geben Sie den Stapel frei. Mit Ihrem eigenen Automatik-Zertifikat ist das die einzige Bestätigung für den ganzen Stapel.

Wenn das Hochladen pausiert

Beim Hochladen im Dashboard gilt ein Kontingent je Person und Minute. Ist es erreicht oder ist der Dienst kurz ausgelastet, zeigt die Datei „Pausiert“ und die Restzeit, zum Beispiel „Wartet, weiter in 12 s“. Alle Dateien des Stapels warten dann gemeinsam, und der Upload geht von selbst weiter. Lassen Sie die Seite dabei offen. Erst wenn eine Datei nach mehreren Versuchen nicht hochgeladen werden konnte, wird sie als Fehler markiert; entfernen Sie sie und fügen Sie sie später erneut hinzu.

Nach der Freigabe

• Der Stapel läuft im Hintergrund weiter, auch wenn Sie die Seite verlassen. Ihre Stapel finden Sie auf der Seite „Selbst signieren“ unter „Meine Stapel“.
• Jedes Dokument zeigt seinen Stand, zum Beispiel „Eingereiht“, „Wird signiert“, „Signiert“ oder „Fehlgeschlagen“.
• Laden Sie einzelne Ergebnisse mit „Signiertes PDF“ oder alle mit „Alle als ZIP“ herunter.
• „Stapel abbrechen“: Dokumente, deren Signatur noch nicht begonnen hat, werden nicht mehr signiert. Bereits signierte Dokumente bleiben signiert und lassen sich herunterladen.
• Jedes signierte Dokument wird einmal nach Ihrem Tarif abgerechnet; zurückgegebene und gescheiterte Dokumente kosten nichts.

Tagesfrist, Tageskontingent, zweiter Faktor

• Der Betreiber kann für Stapel eine Tagesfrist festlegen. Dokumente, die bis dahin nicht signiert sind, werden unsigniert zurückgegeben und nicht berechnet. Die Frist steht im Freigabe-Dialog.
• Ein Tageskontingent für Stapel ist ebenfalls möglich. Reicht es nicht, verkleinern Sie den Stapel oder senden den Rest am nächsten Tag.
• Ist es eingestellt, setzt die Freigabe eine Anmeldung mit zweitem Faktor voraus.

Was bei einer Störung des Signaturdienstes mit laufenden Stapeln passiert, steht im Artikel Störungen und Support.